Аудит закупок

Данное исследование (аудит) позволит разработать наиболее эффективную систему закупок и управления товарными запасами.

Результаты разработки и оптимизации процесса закупок

Увеличение прибыли:

1. устранение "провалов" в продажах
2. повышение оборачиваемости товара
3. укрепление конкурентных позиций
4. оптимизация ассортимента

Сокращение затрат:

1. на закупку товара, его доставку и хранение
2. на заработную плату персонала за счет оптимизации штата
3. на рекламационную деятельность

На первом этапе проводим анализ существующей системы закупок.

Цель: Профессиональная оценка существующих процессов снабжения, выявление «слабых зон», расчет экономического эффекта преобразований.

Анализ закупаемого товара:

- анализ по Бостонской матрице, классификация товаров и выработка рекомендаций по управлению ими;

-  ABC, XYZ-анализ и выработка рекомендаций по управлению ассортиментом

Анализ работы с поставщиками:

- анализ эффективности, прозрачности, а также системности выбора и ротации поставщиков;

- анализ системы ведения переговоров с поставщиками;

- логистическая экспертиза договоров с поставщиками, товаросопроводительных документов;

 - анализ процессов приемки товаров по количеству и качеству;

- анализ рекламационной работы с поставщиками.

Анализ управления складскими запасами:

- анализ системы планирования закупок (что, сколько, как часто, у кого и за сколько покупать, методы закупок, «made or buy»);

- анализ товарооборота, прибыли, структуры, сезонности продаж, запасов товаров;

- анализ эффективности схем поставок закупаемых товаров;

- расчет страхового запаса, оптимального размера заказа, точки заказа, периодичности поставок

Анализ работы отдела закупок (анализ эффективности работы персонала):

- анализ бизнес-процессов, а также информационных потоков между отделом закупок и другими подразделениями компании, а также поставщиками;

- анализ компетентности персонала службы закупок;

- анализ системы мотивации закупщиков;

- изучение реакции закупщика на претензии, расследование и доведение их до поставщиков, принятие адекватных мер по претензиям.

В результате анализа выявляем проблемы и узкие места системы закупок в компании. Чаще всего это:

• Несбалансированная структура продуктового портфеля.
• Завышенные расходы на закупку товара.
• Частые поставки товара ненадлежащего количества и качества (брак более 0,2%).
• Частые срывы поставок.
• Дефицит/излишки товара.
• Низкая оборачиваемость товара.
• Значительная доля неликвидов в товарном запасе.
• Постоянные операционные сбои в работе отдела закупок.
• Отсутствие/низкое качество рекламационной деятельности.

Наряду с проблемами и узкими местами системы закупок мы определяем возможные точки повышения эффективности (те процессы, которые работают хорошо и отлаженно, но имеют возможности для повышения результативности).

В результате описанного выше комплексного анализа разрабатываем решения поставленных проблем в системе закупок. Для каждой выявленной проблемы находим варианты решения или пути оптимизации.

Мы решаем обозначенные проблемы, выполняя следующие этапы работ:

• Структурирование и формирование системы управления продуктовым портфелем.
• Оптимизация процесса поиска, выбора и определения количества поставщиков, разработка критериев их оценки.
• Оптимизация системы планирования  и прогнозирования закупок товара.
• Оптимизация системы управления запасами (создание и пополнение запасов, организация непрерывного контроля и оперативного планирования поставок).
• Оптимизация товарных запасов и разработка мер по избавлению от неликвидной продукции.
• Описание, регламентация и автоматизация работы отдела закупок, оптимизация системы мотивации персонала отдела закупок. 

Технология логистического аудита системы закупок включает: 

• анализ исходных данных сформированных на основании наших запросов;
• наблюдение за ходом выполнения закупочных процессов и операций;
• интервьюирование работников и внутренних клиентов службы закупок;
• изучение документооборота (печатного, электронного);
• выполнение расчетов.

Результаты аудита:

В качестве результатов аудита предоставляется печатный отчет с описанием всех выявленных в ходе исследования несоответствий, а также рекомендации (с подробными комментариями) по оптимизации закупочной логистики.

После предоставления отчета руководству предприятия, выполняется презентация результатов исследования на его территории. 

Результаты аудита используются для разработки программы оптимизации системы закупок.

международные грузоперевозки в каталоге AGRONEWS.