Аудит закупок
Описание Аудит закупок
Данное исследование (аудит) позволит разработать наиболее эффективную систему закупок и управления товарными запасами.
Результаты разработки и оптимизации процесса закупок
Увеличение прибыли:
- устранение "провалов" в продажах
- повышение оборачиваемости товара
- укрепление конкурентных позиций
- оптимизация ассортимента
Сокращение затрат:
- на закупку товара, его доставку и хранение
- на заработную плату персонала за счет оптимизации штата
- на рекламационную деятельность
На первом этапе проводим анализ существующей системы закупок.
Цель: Профессиональная оценка существующих процессов снабжения, выявление «слабых зон», расчет экономического эффекта преобразований.
Анализ закупаемого товара:
- анализ по Бостонской матрице, классификация товаров и выработка рекомендаций по управлению ими;
- ABC, XYZ-анализ и выработка рекомендаций по управлению ассортиментом
Анализ работы с поставщиками:
- анализ эффективности, прозрачности, а также системности выбора и ротации поставщиков;
- анализ системы ведения переговоров с поставщиками;
- логистическая экспертиза договоров с поставщиками, товаросопроводительных документов;
- анализ процессов приемки товаров по количеству и качеству;
- анализ рекламационной работы с поставщиками.
Анализ управления складскими запасами:
- анализ системы планирования закупок (что, сколько, как часто, у кого и за сколько покупать, методы закупок, «made or buy»);
- анализ товарооборота, прибыли, структуры, сезонности продаж, запасов товаров;
- анализ эффективности схем поставок закупаемых товаров;
- расчет страхового запаса, оптимального размера заказа, точки заказа, периодичности поставок
Анализ работы отдела закупок (анализ эффективности работы персонала):
- анализ бизнес-процессов, а также информационных потоков между отделом закупок и другими подразделениями компании, а также поставщиками;
- анализ компетентности персонала службы закупок;
- анализ системы мотивации закупщиков;
- изучение реакции закупщика на претензии, расследование и доведение их до поставщиков, принятие адекватных мер по претензиям.
В результате анализа выявляем проблемы и узкие места системы закупок в компании. Чаще всего это:
- Несбалансированная структура продуктового портфеля.
- Завышенные расходы на закупку товара.
- Частые поставки товара ненадлежащего количества и качества (брак более 0,2%).
- Частые срывы поставок.
- Дефицит/излишки товара.
- Низкая оборачиваемость товара.
- Значительная доля неликвидов в товарном запасе.
- Постоянные операционные сбои в работе отдела закупок.
- Отсутствие/низкое качество рекламационной деятельности.
Наряду с проблемами и узкими местами системы закупок мы определяем возможные точки повышения эффективности (те процессы, которые работают хорошо и отлаженно, но имеют возможности для повышения результативности).
В результате описанного выше комплексного анализа разрабатываем решения поставленных проблем в системе закупок. Для каждой выявленной проблемы находим варианты решения или пути оптимизации.
Мы решаем обозначенные проблемы, выполняя следующие этапы работ:
- Структурирование и формирование системы управления продуктовым портфелем.
- Оптимизация процесса поиска, выбора и определения количества поставщиков, разработка критериев их оценки.
- Оптимизация системы планирования и прогнозирования закупок товара.
- Оптимизация системы управления запасами (создание и пополнение запасов, организация непрерывного контроля и оперативного планирования поставок).
- Оптимизация товарных запасов и разработка мер по избавлению от неликвидной продукции.
- Описание, регламентация и автоматизация работы отдела закупок, оптимизация системы мотивации персонала отдела закупок.
Технология логистического аудита системы закупок включает:
- анализ исходных данных сформированных на основании наших запросов;
- наблюдение за ходом выполнения закупочных процессов и операций;
- интервьюирование работников и внутренних клиентов службы закупок;
- изучение документооборота (печатного, электронного);
- выполнение расчетов.
Результаты аудита:
В качестве результатов аудита предоставляется печатный отчет с описанием всех выявленных в ходе исследования несоответствий, а также рекомендации (с подробными комментариями) по оптимизации закупочной логистики.
После предоставления отчета руководству предприятия, выполняется презентация результатов исследования на его территории.
Результаты аудита используются для разработки программы оптимизации системы закупок.